2024年からの電子取引データの保存について｜ 電子帳簿保存法改正への対応方法

所得等を正確に計算して申告、納税をするには、常々取引情報を記録し、その帳簿や証憑類を一定期間保存しないといけません。

かつては書面（紙）での保存が前提とされていたのですが、デジタル化の流れを受けて電子帳簿等保存の制度が創設。その後も実務に適応する形で改正を繰り返し、基本的には便利な方向へとルールが変更されてきました。

しかし、ただ便利な仕組みを作るだけではなく不正の抑制も必要で、特定の条件を満たすことが求められます。近年は同制度の動きも多いですが、当記事では「2024年からの電子取引データの保存方法」に焦点を当てて解説をしていきます。
データで受け取った書類等の保存にまだ適応できていないという場合はぜひ目を通していただければと思います。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法に基づく「電子帳簿等保存制度」は、税法上保存が義務付けられている国税関係帳簿書類を、紙ではなく電子データでの保存を認める制度です。

デジタル社会・情報化社会に順応するべく創設された制度で、納税義務の公平適正な履行を確保しつつ、税務の負担を軽減することを目指しています。

具体的には、書類の作成・受領の方法に合わせた次の3つの保存区分から構成されています。

法改正の流れ

1998年に電子帳簿等保存制度が創設され、その後保存要件が緩和されるなどこれまで何度も改正がなされてきました。2019年以降、令和になってからは毎年のように制度の見直しが行われていますので、経理業務にあたる方は最新情報をキャッチするために常にアンテナを張っておいた方が良いでしょう。

令和になってからだけでも次に挙げるように数多くのルール変更が行われています。

• 令和元年
  電子帳簿等保存やスキャナ保存に関する申請期限の緩和、スキャナ保存の対象範囲が拡充。
• 令和2年
  電子取引データの保存に関して、クラウド保存も選択肢に加わる。
• 令和3年
  電子帳簿等保存、スキャナ保存に関する承認制度廃止と要件の緩和。電子取引に基づく電子保存の義務化と要件緩和（売上高1,000万円以下であるなど一定要件を満たす事業者は検索要件が不要）。
• 令和4年
  電子取引データ保存義務について2年間の宥恕措置が取られる。
• 令和5年
  スキャナ保存の要件緩和や電子取引データ保存の見直し（検索要件が不要になる事業者の売上高基準が1,000万円以下から5,000万円以下へ引上げ）など。

2024年以降の電子取引データの保存方法

電子帳簿保存法の改正により、経理業務の負担が少なくなる方向へと制度は変わってきています。しかし、デジタル化への移行がなかなか進んでいない事業者にとっては一部負担も発生しています。

その1つが「電子取引データの保存」です。

電子取引によって取得した請求書等をプリントアウトして、その書面を保存しているという事業者もいるかと思います。経過措置として出力書面での保存も認められていましたが、2024年1月1日からは電子データのまま保存しないといけません。事業者の規模や個人・法人の違いも関係ありません。

そして電子取引データの保存をするには一定の要件（①可視性の確保と②真実性の確保）をクリアしなければならず、適切な保存をするための体制を整えてなくてはなりません。

可視性の確保

電子取引データの保存をするにあたり「可視性の確保」をしないといけません。

要は、保存した情報を見たいときに見られる状態にしておくことが求められます。

そこで今後は以下の点に注意しましょう。

1. 保存したデータを確認できるモニターの備付け
2. データ保存に係るシステムの操作マニュアルの備付け
3. 特定のデータを検索できるシステムの使用

特別難しいことではありません。普段使っているパソコンのモニター上でデータが確認できれば①を満たしますし、専用の会計ソフトやクラウドストレージサービスを使っていれば検索は容易で、操作方法についてまとめた資料やWebページも通常公開されていますので②と③も満たすことができます。

真実性の確保

電子取引データの保存をするにあたり「真実性の確保」も必要です。

不当な訂正や削除を防止するための事務処理規程の制定と遵守により、ここでいう真実性を確保することができます。

各社でシステムの運用方法や保存したデータの管理方法に関するルールを決め、それを守っていれば要件を満たせます。

対応が間に合わない場合

「人手が足りなくて電子帳簿保存法への対応に間に合わない」「システムの整備や事務処理規程の策定に時間が足りない」など、要件を満たして適切に電子取引データの保存をするのができない事情もあるかもしれません。

そういった事情があるとき（税務署長が相当の理由があると認めるとき）は、「プリントアウトによる提示やダウンロードができるようにしておくこと」で検索機能等の要件を満たしていなくても良いとする猶予措置が適用されます。

「どうしても今すぐ対応するのが難しい」という事業者でも、電子取引データは消さずに保存し、税務調査を受けた際などに出力できる状態を維持しておきましょう。
ただし、いつまでも対応を放置すべきではありません。税理士に相談し、サポートしてもらうなどして、少しずつでも電子帳簿等保存制度への適応を進めていきましょう。